Lo que debes saber sobre el nuevo formulario de verificación de empleo E-verify de USCIS

El Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS, por sus siglas en inglés) anunció la publicación en línea de una versión modificada del Formulario I-9 (verificación y elegibilidad de empleo), que entrará en vigor el 1 de agosto, informa Univision Noticias.

La agencia explicó que, entre las mejoras al documento, “se encuentra una casilla de verificación que los empleadores inscritos en E-Verify pueden usar para indicar que examinaron de forma remota los documentos de identidad y autorización de empleo bajo un procedimiento alterno autorizado por el Departamento de Seguridad Nacional (DHS)”.

E-Verify es un sistema en línea que permite a los empleadores inscritos confirmar la elegibilidad de sus empleados para trabajar legalmente en Estados Unidos. La información proporcionada por el empleador en el Formulario I-9 debe coincidir con los datos almacenados en la base de datos de la Administración del Seguro Social y del DHS.

La autorización fue emitida como parte de las medidas para controlar y prevenir contagios durante la pandemia de covid-19 entre marzo del 2020 y mediados de 2023 y consistió en permitir a los empleadores hacer revisiones remotas (digitales) de documentos relacionados al Formulario I-9.

La semana pasada, USCIS publicó en el Registro Federal una Regla Final (RFI) que “reconoce la terminación de las flexibilidades temporales de covid-19 a partir del 31 de julio y otorga a DHS la autoridad para autorizar opciones alternas para que los empleadores examinen la documentación del Formulario I-9”.

La agencia federal dijo además que, simultáneamente, “el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) publicó un documento conjunto que describe y autoriza a los empleadores inscritos en E-Verify la opción de examinar de forma remota la identidad de sus empleados y los documentos de autorización de empleo bajo un procedimiento alterno autorizado por DHS”.

«Los empleadores que omitan el Formulario I-9 o no abran una cuenta por cada empleado que contratan y luego el gobierno federal determina que esa persona no está autorizada para trabajar en Estados Unidos, puede ser sujeta a penalidades graves”, advierte José Guerrero, un abogado de inmigración que ejerce en Miami, Florida.

A quiénes beneficia el nuevo Formulario I-9

USCIS dijo que el documento del Registro Federal proporciona “una alternativa para que ciertos empleadores examinen de forma remota los documentos del Formulario I-9 en lugar de examinarlos en persona, como se requiere actualmente”.

Para participar en el examen remoto de los documentos del Formulario I-9 bajo el procedimiento alterno autorizado por DHS, “los empleadores deben estar inscritos en E-Verify, examinar y conservar copias de todos los documentos, comunicarse en vivo por medio de video con el empleado y crear un caso de E-Verify si el empleado es una nueva contratación”, agrega.

El servicio de inmigración dijo, además, que en aquellos casos en los que empleadores participaron en E-Verify y crearon un caso para los empleados cuyos documentos fueron examinados durante las flexibilidades por el covid-19 (entre el 20 de marzo de 2020 y el 31 de julio de 2023), “pueden optar por utilizar el nuevo procedimiento alterno a partir del 1 de agosto de 2023 para cumplir con el requisito de examen de documentos físicos antes del 30 de agosto de 2023”.

En el caso de empleados que no estaban inscritos en el programa federal E-Verify durante las flexibilidades de la pandemia, “deben examinar físicamente los documentos en persona antes del 30 de agosto de 2023”, reiteró la agencia.

La Unión Americana de Libertades Civiles (ACLU) señala que el E-Verify fue diseñado para impedir que los inmigrantes indocumentados, unos 12 millones actualmente en el país, obtengan un empleo. E insiste en que el alcance de la información privada alojada en el sistema (base de datos) “crea enormes riesgos de privacidad y seguridad”.

Qué contiene el nuevo Formulario I-9 revisado:

El nuevo y revisado Formulario I-9 incluye los siguientes cambios:

-Reduce las secciones 1 y 2 a una sola hoja;

-Está diseñado para ser completado en tabletas electrónicas y dispositivos móviles;

-Cambia el área de Certificación de Preparador/Traductor de la Sección 1 a un suplemento separado e independiente que los empleadores pueden proporcionar a los empleados cuando sea necesario;

-Cambia la Sección 3 (reverificación y recontratación) a un suplemento independiente que los empleadores pueden imprimir si se produce una nueva contratación o si se requiere una nueva verificación;

-Revisa la página Listas de Documentos Aceptables para incluir algunos recibos aceptables, así como orientación y enlaces a información sobre extensiones automáticas de la documentación de autorización de empleo;

-Reduce las instrucciones del formulario de 15 a 8 páginas; e

-Incluye una casilla de verificación que permite a los empleadores indicar que examinaron la documentación del Formulario I-9 de forma remota bajo un procedimiento alterno autorizado por DHS en lugar de a través de una revisión en persona.

USCIS dijo que el Formulario I-9 revisado (fecha de edición 1 de agosto de 2023) entrará en vigor ese día. Y que los empleadores “podrán usar el Formulario I-9 actual (fecha de edición 21 de octubre de 2019) hasta el 31 de octubre de 2023”.

“A partir del 1 de noviembre de 2023, todos los empleadores deben usar el nuevo Formulario I-9”, puntualizó.

Plazo para revisión física de documentos

El pasado 14 de julio, USCIS dijo que el plazo para la revisión física de los documentos del Formulario I-9 elaborados y sometidos virtualmente durante la pandemia del covid-19 vence el 30 de agosto.

El trámite de revisiones físicas, estipulado en el reglamento E-Verify, fue suspendido en marzo de 2020. “Los empleadores deben planear finalizar la inspección física de documentos para los Formularios I-9 completados bajo las políticas temporales de covid-19 antes del 30 de agosto”, advierte un informe la Asociación Americana de Abogados de Inmigración (AILA).

La entidad, que agrupa a más de 15,000 miembros a nivel nacional, advirtió que la falta de cumplimiento relacionado con el Formulario I-9 y/o la finalización de la inspección física “puede resultar en multas significativas”.